Simplification des processus
Gagner du temps grâce à l'automatisation / la numérisationL'objectif
Un client existant nous a contactés pour nous demander de l'aide.
Chaque année, ils doivent assembler et comparer des données provenant de différentes sources et disponibles dans différents formats (Excel, fichiers texte, fichiers CSV). Ces données sont ensuite évaluées et un rapport est finalement établi, dans lequel les données peuvent être comparées en un coup d'œil.
Actuellement, ce travail se fait manuellement, à l'aide d'Excel. C'est une tâche très longue et répétitive.
La question était alors de savoir si nous pouvions automatiser ce processus afin que les collaborateurs puissent consacrer leur temps à d'autres tâches.
Alerte spoiler ! Oui, nous le pouvions 😊
Situation actuelle
Chaque mois, notre client reçoit plus de 40 fichiers texte. Certains doivent être assemblés à la fin de l'année, d'autres par trimestre, semestre ou encore tous les 3 mois.
Les données sont ensuite complétées et calculées avec des informations provenant d'une autre source de données. Ces calculs sont à leur tour transférés avec des données provenant d'une autre source de données dans un fichier où ils sont ensuite comparés.
Vous vous rendez compte que le sujet est très complexe et vous pouvez donc imaginer que cela prend beaucoup de temps pour réaliser ces étapes manuellement, même si on utilise des formules dans Excel.
Le défi
Comme les données proviennent de différentes sources et qu'il existe différents formats de fichiers, plusieurs défis sont apparus dans l'ensemble.
Il y a par exemple le fait que les séparateurs des nombres ne sont pas les mêmes dans tous les fichiers. Cela pose des problèmes lors de l'exploitation et du calcul.
Ou encore, selon les réglages de Windows, les séparateurs d'une date sont différents, ou encore, Excel a tendance à interpréter les chaînes de caractères comme des nombres, plutôt que comme du texte.
Tout cela est surveillé dans notre programmation et adapté en conséquence, de sorte que le fichier puisse également être exécuté sur différents PC sans que l'utilisateur n'ait à adapter quoi que ce soit.
Le résultat
Selon le client, notre programmation lui apporte un gain de temps d'environ 2 semaines. Cela représente 10 jours de travail que les utilisateurs peuvent consacrer à d'autres activités.
Un autre avantage est que cette simplification permettra à l'avenir d'effectuer sans problème des calculs intermédiaires pour faire des contrôles aléatoires. Ainsi, il est possible de travailler de manière proactive et les éventuelles différences dans les enregistrements ne se remarquent pas seulement à la fin de l'année, où il devient alors stressant d'obtenir des données corrigées, nécessaires pour la facturation.
Nous sommes toujours très heureux de pouvoir aider nos clients à simplifier leur travail et nous les remercions chaleureusement de leur confiance.